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2015/08/10

仕事を頼む時に気をつけたい3つのこと

みなさんは、仕事を依頼したにも関わらず、自分の思うようには作業してもらえなかった。こちらの意図を正確に把握してもらえなかったという経験はないでしょうか?

依頼側からすれば、なんでこちらの意図通りに仕事をやってくれないんだと思うことでしょう。

しかし、こうしたケースの多くは、発注する側・依頼する側の伝え方に不足があるから起こるのだと思います。 社内で後輩に資料のコピーをお願いするときだって、「これコピー取っておいて!」だけでは不十分ですよね。 何部刷ればいいのか、カラーにしたほうがいいのかなど、依頼する側としては具体的に情報を伝えなくてはなりません。

そして、社外の人へ何かを依頼するときはより一層の注意が必要です。 社内であれば、普段から一緒に仕事をしているため、多少雑な依頼の仕方でも通じるかもしれません。

しかし、社外となれば話は別です。 企業文化も異なれば、ある単語ひとつを取ってみても、会社ごとでその単語が表す意味の認識が違う場合だってあるからです。 だからこそ、社外の人へ何かを依頼する時は、普段以上に注意を払い、丁寧に、具体的に情報を伝えていかなくてはなりません。

誤解によってトラブルを起こさないためにも、仕事を頼むときに気をつけたいことをまとめてみたいと思います。

1、具体的に伝える

まずは、感覚的な表現を具体的な表現にして伝えるということです。「たくさん」とか「早めに」という漠然とした表現は使わず、明確な数量、期限を提示して依頼しましょう。 また、口頭での説明では内容を伝えにくい場合は、あらかじめ依頼用の資料を作成し、それを使って依頼内容を説明することで依頼側の意図を正確に伝えることができるでしょう。

2、相手のメリット、理由を伝える

ただ具体的に伝えるだけではまだ不十分です。 依頼する側は、依頼された側が快く行動できるように、「なぜあなたに依頼するのか?」、「あなたにとってのメリットは何か?」ということも伝えられると尚良いでしょう。そうすれば、依頼された側もより主体的に依頼内容に取り組み、より良い方法を自ら提案してくれることもあるかもしれません。

3、確認する

最後に、依頼内容が正しく伝わっているか確認をするということです。一方的に説明して、「じゃあよろしく!」では誤解を生む元です。 依頼内容を説明し終わったら、積極的に質問を受け付けたり、手順を改めて復唱することでしっかりとした理解を促しましょう。

【まとめ】

仕事を頼む時、何が重要か。 それは、「相手目線」を持つということだと思います。依頼する側としては当たり前だと思っていることも、初めて依頼を受ける側からすれば知らないことかもしれません。それを一方的に説明して、伝わった気になってしまうことが誤解を生む原因です。誤解を生み、後々トラブルにならないようにするためにも依頼側は、「依頼のスキル」を磨きましょう。 また、依頼を受ける側も、不明な点があれば積極的に質問する姿勢を忘れてはいけません。

仕事は自分だけではできないことも多々あります。そんな時、周囲の人へ何かを頼むタイミングもあるかと思います。 その時は、以上のポイントを押さえて依頼してみてください。 今まで滞っていた仕事も捗るようになるかもしれません。